Para diseñar un Sistema Integral de Impresión y Copiado deben tomarse en cuenta varios aspectos técnicos que determinarán el nivel de integración con el resto de los procesos de su organización y las prestaciones del mismo.

CENTRALIZACION VS. DISTRIBUCION

Es el punto clave a considerar en el diseño ya que define las características de los equipos y los costos de operación.

La centralización permite optimizar sus costos reemplazando un conjunto de equipos pequeños por uno de mayor envergadura que tenga costos operativos inferiores.

La distancia física entre los usuarios es determinante en el grado óptimo de centralización.

En caso de compra se debe considerar que a menor costo inicial, mayor costo de mantenimiento del equipo.

PRESTACIONES ADICIONALES

Debe confirmarse la necesidad de contar con Doble faz automático, Conectividad en redes, Fax, Compaginador, Características de seguridad/confidencialidad, Document Server, Escaneo a email/FTP, etc.

También debe considerarse la necesidad de realizar impresiones color.

VELOCIDAD DE IMPRESION

Es la principal características de los equipos y deberá ser acorde con:

Volumen de Impresión, copiado y escaneo
A mayor volumen, se requiere mayor velocidad para contar con un buen tiempo de respuesta.

Generalmente para menos de 5.000 impresiones mensuales podemos utilizar un equipo de 18/20 ppm, para 10.000 impresiones, 25/30 ppm, para 30.000 impresiones, 35/45 ppm. Para mayores volúmenes debe realizarse un análisis más detallado.

Cantidad de usuarios
La velocidad de impresión debe ser lo suficientemente rápida para evitar un cuello de botella en caso de que distintos usuarios envíen sus trabajos en forma simultanea a un mismo equipo de impresión.

Hay casos típicos de congestión temporal como la que se registra a primera hora de la mañana o los últimos días del mes, que deben ser considerados a la hora de dimensionar un sistema.